La mission d'audit de certification a porté sur les normes ISO 9001:2015, Après l'audit de certification faite par PECB, l'entreprise a obtenu sa certification ISO 9001:2015 en 2021. GECOTRANS est une société de droit congolais et à capitaux 100% congolais spécialisée dans le transit, le dédouanement, l’agent maritime et l’affrètement des navires.
Ayant implémentée la norme ISO 9001:2015, elle a sollicitée PECB MS, organisme de certification Canadien pour l'évaluation de son SMQ. M. Alain FOAPA, CEO AFConsulting Group et expert auditeur MS a été retenu par PECB MS pour la conduite de cette mission d'audit.
De manière détaillée, quelles ont été les tâches réalisées par l'auditeur?
Comment se déroule un audit de certification ?
Le processus de certification ISO 9001 repose sur des audits annuels, selon des cycles de 3 années :
Année 1 : audit complet (initial puis de renouvellement)
Années 2 et 3 : audits de suivi, au cours desquels n'est pas obligatoirement audité tout le système qualité
L'intervention de l'auditeur
Le nombre de jours d'audit dépend de la taille de votre société, du nombre de salariés, du nombre de sites. Ceci est défini précisément avec l'organisme certificateur lors de la planification des audits. A la fin de l'audit, l'auditeur vous rend compte de ses conclusions lors de la réunion de clôture. Puis il vous envoie son rapport dans les jours suivants. S'il a constaté des non-conformités (écarts par rapport à des exigences de la norme), vous devrez lui présenter un plan d'actions correctives. Il se prononcera alors sur la pertinence des actions que vous proposez pour résoudre les non-conformités. Selon leur importance, ceci sera suffisant jusqu'au prochain audit (dans la majorité des cas), sinon, un complément d'information ou d'audit peut être nécessaire. L'auditeur vous est proposé par l'organisme certificateur. Il doit être totalement indépendant de votre entreprise.
La décision
L'auditeur envoie ensuite son rapport au comité de décision de l'organisme certificateur, accompagné de son avis. C'est l'organisme au final qui décidera :
L'attribution immédiate de la certification ; un certificat valable 3 ans vous sera alors envoyé
Une vérification ou un audit complémentaire, sur site ou à distance ; entre-temps, vous devrez mener des actions correctives
Un refus, ou une suspension ou un retrait si vous étiez déjà certifié
Dans la majorité des cas, la certification est obtenue sans difficulté majeure, car les entreprises la préparent en s'appuyant sur des personnes compétentes en la matière en interne, ou avec l'aide d'un consultant expérimenté.
Et après ?
L'auditeur viendra vérifier chaque année que votre démarche est pérenne, que vous continuez à satisfaire vos clients et à vous améliorer, que votre système qualité est efficace. A l'issue d'un cycle de 3 années, vous changerez d'auditeur. Vous pourrez également, si vous le souhaitez, changer d'organisme certificateur.
Le 1er audit d'un cycle de 3 ans est nommé "audit de renouvellement" et concernera l'ensemble de votre système de management de la qualité, sans toutefois être aussi conséquent que l'audit initial.